O Setor de Arquivo Histórico da CMA guarda, organiza e conserva documentos produzidos e recebidos pelo Legislativo. O setor atua conforme a Lei Complementar 169/2019 e garante acesso público à memória institucional.

O Setor de Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Aracaju (CMA) desempenha um papel crucial na preservação da memória institucional do Poder Legislativo local. Este setor é responsável pela guarda, organização e preservação dos documentos produzidos e recebidos pela Câmara, conforme estabelecido pelo art. 14, I, “c”, da Lei Complementar nº 169, de 16 de agosto de 2019, que regula a estrutura organizacional e administrativa do legislativo municipal.

O trabalho realizado no arquivo visa assegurar a gestão e a conservação dos documentos, garantindo que as informações geradas pela instituição possam ser facilmente localizadas e consultadas quando necessário. Esta atuação está em conformidade com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e adota boas práticas arquivísticas aplicáveis ao serviço público.

Entre os documentos que compõem o acervo do setor, encontram-se materiais das áreas legislativa, administrativa, financeira e de recursos humanos. Após serem encaminhados ao arquivo, os documentos passam por um processo de triagem e classificação, sendo armazenados segundo procedimentos de organização e conservação. Desta forma, o acervo pode ser acessado para atender a demandas internas da instituição, auxiliando na instrução de processos, na verificação de informações e na tomada de decisões estratégicas.

Atualmente, o setor não apenas se ocupa da guarda e conservação dos documentos, mas também busca modernizar a gestão arquivística, com iniciativas voltadas à digitalização e ao aprimoramento dos processos. Essa modernização é importante para preservar a documentação existente e, ao mesmo tempo, facilitar o acesso às informações que fazem parte da história administrativa e legislativa da Câmara Municipal de Aracaju.

“Os documentos que são produzidos pelos setores da Casa são enviados para o setor de arquivo, os quais passarão pelo processo de triagem e classificação e, posteriormente, a guarda, para serem consultados de acordo com a necessidade”, explica um assistente administrativo do Setor de Arquivo Histórico.

O acervo também preserva uma parte significativa da produção legislativa da Câmara, incluindo leis, projetos de lei, decretos e outros documentos institucionais. A documentação mais antiga do acervo data de 1954, embora haja uma lacuna em relação a períodos anteriores, especialmente do século XIX e metade do século XX.

Além da preservação histórica, o setor dedica-se a aprimorar a gestão documental, destacando-se a digitalização de documentos, que visa modernizar os processos arquivísticos e ampliar o acesso às informações, contribuindo também para a redução do uso de papel.

Outro aspecto relevante para a organização do acervo é a elaboração de uma tabela de temporalidade documental, que define os prazos de guarda e orienta quais documentos devem ser preservados permanentemente. O setor ainda está em processo de estruturação desse instrumento, que deverá assegurar maior segurança e organização nos procedimentos realizados.

“Acredito que nos próximos anos essa tabela estará pronta, já que sua elaboração não é um processo trivial”, afirma um membro do setor. Ao longo da história, o Setor de Arquivo Histórico enfrentou desafios, como mudanças de sede e eventos que impactaram a documentação, incluindo um incêndio que resultou na perda de parte do acervo. Contudo, a equipe continua comprometida com a preservação e valorização dos documentos que ainda estão sob sua guarda.